EL PAPEL QUE JUEGA LA COMUNICACIÓN EN UNA ORGANICACIÓN

Por: Arely Santiago

  Dentro de una organizaciones sabemos que es importante un gestor        que controla, planifica, organiza, evalúa , etc. Aunque como hace esto el gestor ,como llega a los empleados, es aquí donde la mayoría de organizaciones se basa en el proceso la calidad del producto o servicio, pero también se debe de tener en cuenta el buen funcionamiento y la adecuada estructura de sus redes de comunicación.

La comunicación Martínez y Nosnik hablan de la comunicación como “un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que esta última dé una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta” en el cual este proceso consta de 7 elementos:

Emisor o fuente: una o varias personas con ideas, información y un propósito para comunicar. Es decir, quien o quienes buscan comunicarse con otro u otros, y desde quienes inicia la transmisión de mensajes.

En codificación: traducir la idea a comunicar en un código, ya sean palabras orales o escritas u otros símbolos que tengan un significado común y fácil de comprender para el otro. Es decir, poner la idea en un “lenguaje” adecuado tanto para el que lo envía como para quien lo recibe.

•Mensaje: es la forma que se le da a una idea o pensamiento que el comunicador desea transmitir al receptor. En otras palabras, es la idea estructurada sobre lo que el emisor quiere que el receptor reciba.

• Medio o canal: es el vehículo por el cual viaja el mensaje del emisor al receptor.

•Decodificación: a diferencia de la encodificación, la decodificación es cuando se traduce el código a la idea propia que el emisor quiso transmitir. Es aquí, cuando se observa si el código y el medio fueron los adecuados para que el receptor interpretara el mensaje de la manera en la que el emisor deseaba. Y es en este elemento donde la retroalimentación es eficaz o errónea.

• Receptor: es quien o quienes reciben el mensaje enviado por el emisor. Y quienes responderán a éste de acuerdo a lo adecuado que hayan sido la en codificación, el medio y la decodificación.

• Retroalimentación: es precisamente la respuesta que el receptor dará al emisor acerca de si recibió el mensaje y si lo interpretó de manera adecuada.( Martínez y Nosnik).

La comunicación organizacional dentro de las organizaciones juega un papel importante ya que permite discutir sus experiencias críticas y desarrollar información relevante, la cual desmitifica actividades ; facilita los intentos de alcanzar tanto sus metas individuales como las de la organización, al permitirles interpretar los cambios y, en último lugar, animándoles a coordinar la satisfacción de sus necesidades personales con el cumplimiento de sus responsabilidades específicas con la organización, siempre cambiantes, para poder cumplir con esto y la mejora de la misma Marchis propone el siguiente “Plan Estratégico de comunicación” :

1) Análisis- Diagnóstico

– Investigación del público, tanto objetivo como potencial

– Investigación interna, a través de análisis de clima laboral y evaluación del plan de comunicación interna

– Investigación externa, evaluación de la imagen externa de la empresa

– Investigación de la competencia, para conocer qué es lo que nos falta ofrecer, lo que tenemos que cambiar o lo que debemos explotar.

2) Comité de comunicación

– Crear un grupo de especialistas en comunicación (el jefe o director de comunicación de la propia empresa, un consultor externo, técnicos, entre otros) que además de evaluar al plan de forma periódica, buscará implementar otras estrategias para mentalizar a la empresa de la necesidad de dicho plan y de la importancia de llevarlo a cabo.

3) Objetivos de comunicación

– Establecer las metas que se quieren conseguir a través del plan

4) Estrategias

– De acuerdo a los resultados obtenidos de cada diagnóstico y de acuerdo a los objetivos propuestos, proponer estrategias que ayuden al logro de los mismos. Lo dicho, estudiando también los puntos fuertes y débiles de cada estrategia, así como sus oportunidades de triunfo y sus amenazas.

5) Establecimiento de acciones concretas

– Conocer lo que se quiere hacer, cómo, cuándo, dónde, porqué, a través de qué, etc. Es decir, estableciendo además de las estrategias, circunstancias, recursos, áreas implicadas y resultados previstos.

6) Calendario y presupuesto

– Fijar fechas para las acciones que se llevarán a cabo, y dar a conocer cuánto costarán.

7) Herramientas de control

– Después de determinado tiempo, implementar mecanismos de evaluación y control de resultados

el patrón de decisiones en una empresa o institución que determina los objetivos, fines y metas, proporcionando los planes y políticas de comunicación para alcanzarlos, definiendo el campo de negocios que ésta persigue, la clase de organización humana y económica que pretende ser y la naturaleza de las contribuciones económicas y sociales que pretende ofrecer a sus empleados, accionistas, clientes, etc. (De Marchis, 2007).

La comunicación organizacional, implica una buena comunicación dentro y fuera de la organización es por eso que la comunicación se va dividir en dos tipos:

La comunicación interna :  esel conjunto de acciones que engloban todos los procesos comunicativos que se establecen entre la empresa y sus empleados, y el resto del público interno de la institución”. Aclarando que los últimos se refieren tanto a los empleados como a los propietarios, representantes de trabajadores y familiares de los mismos.

La cual tiene como objetivo proyectar una imagen positiva de la organización ,implicar a los trabajadores en el proyecto de la organización, así como ayudar a la comunicación externa e implicar a todos los miembros de la organización en la misión, visión de la organización.

La comunicación externa : “es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos; a proyectar una imagen favorable y promover sus productos o servicios”.

El objetivo de esta es  lograr ,crear, modificar, o mantener la imagen de la organización  y para esta es importante tener fuerte como organización el área de mercadotecnia y relaciones públicas.

Como gestor es importante ofrecer los recursos necesarios a los empleados para que realicen satisfactoriamente su trabajo, motivarlos a hacerlo con ánimo, gusto y responsabilidad son algunos aspectos que deben ser una prioridad para los directivos de las empresas y las labores principales del comunicador organizacional.  Cada organización  debe preocuparse por analizar lo que sucede dentro de ella realizando periódicas evaluaciones del desempeño y actitud laboral de cada uno de sus empleados, y de este modo poder diagnosticar los aciertos y fallas de la organización  para poder corregir o cambiar lo que sea necesario para que el personal haga lo que le corresponde gustosamente, incrementando así la producción y utilidades de la misma.

BIBLIOGRAFIA:

Martínez de Velasco, Alberto; Nosnik, Abraham. Comunicación organizacional práctica. Manual Gerencial. México, DF: Trillas, 2002

De Marchis, Giorgio & María, Gil-Casares & Lanzas, Pachi. (2007). Organización y Psicología en la Comunicación Interna.

Extraido de :

http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/sandoval_t_mj/capitulo2.pdf

Arely Monserrat Santiago Olvera

• Graduada de la Licenciatura en Ciencias del Deporte YMCA
• Maestrante en Gestión de Entidades Deportivas YMCA
• Certificado de entrenadora de taekwondo por CONDEBA
• Cinta Negra 1er Dan en Taekwondo
• Constancia en curso de   inteligencia emocional UNITEC
• Certificado en cursos de verano YMCA
• Entrenadora de Taekwondo para niños
• Profesora de Educación Física para preescolar.
• Actualmente Parte del Equipo Escuela Especial Más para niños y adolescentes con discapacidad.