La importancia de una buena planeación para organizar un evento deportivo
Muchas veces nos topamos con errores en eventos, esto hace que nuestro evento deportivo no tenga el resultado planeado, la mayoría de las veces, se debe a la falta de experiencia en la organización y el desconocimiento de la planeación.
En mi experiencia, existen algunos puntos a los que los organizadores les restan importancia, o bien, desconocen ciertos aspectos de cómo organizar eventos deportivos.
En la actualidad, hay muchos pasos detallados de cómo organizar eventos deportivos, sin embargo, algunas veces no se interpretan de manera adecuada.
En mis más de 10 años de experiencia en la organización de eventos deportivos, he identificado algunos aspectos que me gustaría compartir, con la finalidad de aportar algunos detalles que considero importantes para optimizar la realización de los eventos.
Primero, tenemos que definir el concepto, identificar qué tipo de evento es, qué quieres trasmitir, qué vas a comunicar, qué característica tiene las de personas esperas que asistan al evento, qué categoría tiene, por ejemplo: vas a realizar un torneo, un seminario, un curso de capacitación. Es indispensable tener la idea clara y visualizar el evento.
Convocatoria: Cuántos asistentes esperas, tanto en aforo como en participantes; este punto es importante porque así puedes determinar qué escenario vas a ocupar, desde un estadio, una cancha de futbol, un salón, etc. No tiene caso que se ocupe un estadio si solo vas a tener 50 personas, recuerda que tener un lugar lleno de espectadores determina que tuviste una buena difusión y convocatoria del evento.
Una vez que tienes todo claro de lo que pretendes hacer, puedes poner la fecha y lugar donde lo quieres realizar, es muy importante que si el lugar donde lo realizarás tiene costo, debe pagarse anticipadamente, ya que esto te ayudará mucho para apartar la fecha del evento y empezar a promocionarlo.
Patrocinadores: Teniendo el lugar y la fecha, puedes empezar a buscar patrocinadores que te ayuden con los gastos o imagen que tu evento requiere, esto te dará un plus para los asistentes, es muy importante hablar con la verdad a los representantes de las marcas, desde el número total de asistentes, la sede, tener las facilidades de ingreso a la instalación y sobre todo tener un trato especial con la marca, esto te puede ayudar a seguir trabajando con la marca en un futuro.
Cronograma: Te ayuda a organizarte en planear reuniones con tu equipo de trabajo, con los patrocinadores, con los encargados del inmueble donde se hará el evento.
Aquí es el punto más importante: el minuto a minuto, es una descripción minuciosa de cada uno de los detalles que sucederán en el evento desde que se abran las puertas, deben considerarse aspectos como: el horario de llegada de la seguridad, proveedores, organizadores del evento, el equipo de trabajo, en qué momento vas a realizar la prueba de sonido, a qué hora ingresan tus asistentes, entre otros
(Se puede descargar un plantilla de minuto a minuto).
Promoción del evento o convocatoria: aquí tienes que decidir los medios por los cuales se dará promoción al evento. Pueden ser en redes sociales, página web, revistas, periódicos, etc.
Seguimiento: Es importante permanecer al pendiente del inmueble donde se va a realizar, de los proveedores, estar en contacto con ellos para que no te fallen y si el proveedor no podrá cubrir ese día, puedas prevenirte y tener tiempo suficiente de contratar a otro.
Ensayo general: para que puedas visualizar cómo va será tu ceremonia de apertura o clausura, o la premiación, también te ayuda a detectar errores que no se anticiparon en los pasos anteriores.
Registro e ingreso: coordínate con los elementos de seguridad que te apoyarán en el evento para agilizar el acceso y si existe registro, se realice de manera ordenada y tranquila.
Delega funciones: En el equipo de trabajo, se debe asignar un rol y las responsabilidades que debe cumplir cada integrante, esto para que no existan fallas, tienes que ser preciso y detallado en las funciones de tu equipo de trabajo.
Montaje: Se debe hacer uno o dos días antes del evento, esto ayuda a que tu evento no se vea desordenado, los asistentes no pueden verte realizando actividades que ya tenías que realizar, como por ejemplo: que te vean conectando cables o armando algo a última hora.
Ejecución: Ésta ya es la etapa final, durante el evento, tienes que estar en comunicación constante con tu equipo de trabajo, ya sea por un radio o por el celular, esto te va ayudar si hay algún problema poder resolverlo al instante.
Realizar encuestas: esto te puede ayudar a conocer si tuviste errores determinar los resultados para seguir mejorando en eventos futuros.
Estos son algunos puntos que te ayudarán a mejorar la experiencia en tus eventos deportivos.
L. Eduardo Galicia Avilés
Licenciado en administración de empresas, actualmente Apoyo en el área de eventos deportivos en la Alcaldía Benito Juárez, Encargado de los ingresos de los centros deportivos en la demarcación Iztapalapa en el año 2016, Coordinador de la difusión institucional y deportes en la Dirección Territorial Aculco Iztapalapa en el año 2017, Gerente del área de recursos humanos en la empresa Facility 2017, Encargado del Turismo en la demarcación Iztapalapa 2018, auxiliar en cronometraje en la empresa marcate del año 2011 al 2013, personal de staff en la empresa emoción deportiva del año 2007 al 2011.
